Archiwizacja czyli inaczej mówiąc przechowywanie dokumentów, to w dzisiejszych czasach naprawdę podstawa funkcjonowania jakiejkolwiek firmy czy instytucji. W współczesnym skomputeryzowanym świecie co dzień powstaje i przetwarzana jest masa informacji na temat każdego z nas. Są specjalne instytucje, które parają się przetrzymywaniem dokumentów i ich porządkowaniem. Są to instytucje jednak mocno powiązane z administracją państwową. Oprócz archiwizowania i porządkowania różnego rodzaju akt do zadań takich instytucji należy dokładne niszczenie dokumentacji. Ponieważ największa odpowiedzialność spoczywa na miejscu zwanym kancelaria tajna, musi ono być wyposażone w najlepszej jakości zabezpieczenia i, co może ważniejsze, musi posiadać zaufanych pracowników. To oni na co dzień bowiem mają styczność z dokumentami tajnymi. Przeciek jakichkolwiek materiałów do szerszego grona odbiorców mógłby spowodować spore zamieszanie i problemy nie tylko dla samych urzędników,lecz również nawet dla bezpieczeństwa kraju.

Obecnie, gdy na różne osoby wyszukuje się tak zwane haki, a głównymi tematami debaty publicznej są dokumenty niejawne, zapominamy, iż odpowiedzialnymi za przechowywanie są specjalne instytucje. I tak, archiwizacja dokumentów o różnych klauzulach poufności to główne zadanie osób, których miejsce pracy, to kancelaria tajna. Działa ona wedle ściśle ustalonych reguł. Niszczenie dokumentów i przechowywanie dokumentów to nie jedyne czym zajmują się tego typu instytucje. Coraz częściej również w ich gestii leży niszczenie dokumentacji według wszelkich zasad bezpieczeństwa. Kancelaria tajna jest więc miejscem, od której wymagany jest najwyższej klasy profesjonalizm oraz dyskrecja! Nie trudno sobie wyobrazić, co by było gdyby poufne dokumenty nagle opuściły magazyny kancelarii! Mogłoby to spowodować spore kłopoty dla urzędników i dla samych władz państwa na najwyższych szczeblach! Jak się więc okazuje, archiwizacja dokumentów to, nie tylko domena banków oraz księgowych różnych firm, to w dużej mierze proces od którego zależy bezpieczeństwo kraju!

Wszyscy ci, którzy interesują się chociaż trochę dziejami bibliotekarstwa oraz literatury, wiedzą jak ważna dla poszczególnych bibliotek jest właściwa archiwizacja dokumentów. Wszelkiego rodzaju czasopisma, publikacje, starodruki powinny być poddane specjalnym rygorom bezpieczeństwa oraz dbałości. Przechowywanie dokumentów w bibliotekach, to najprościej mówiąc nic innego, jak ich katalogowanie. Te dzieła, które są w zbiorach najstarsze są poddawane procesowi, który nazywa się fumigacja. Jest to oczyszczenie chemiczne dokumentu, z wszelkiego rodzaju zanieczyszczeń jakie powstały przez lata przechowywania go w bibliotecznych magazynach. Dzięki temu archiwizacja takich pism może trwać znacznie dłużej bez ryzyka, iż ważny dla kultury druk, po prostu zmieni się w pył. Bibliotekarze również dbają, o odpowiednie przechowywanie dokumentów tego typu. Są one trzymane w profesjonalnych gablotach, tak, aby nie były narażone na działanie czynników zewnętrznych. Kurz, powietrze, które jest nośnikiem różnego rodzaju pyłków, to wszystko może wpłynąć szkodliwie na jakość starego druku.

Kancelaria tajna kładzie spory nacisk ma odpowiednie przechowywanie dokumentów. W związku z tym, iż w jednej instytucji gromadzone są dokumenty o różnych klauzulach tajności, archiwizacja przebiegać musimy w bardzo specyficzny sposób. Dokumenty muszą być od siebie odseparowane. Kryterium podziału jest stopień tajności danego dokumentu. Również ze względu na bezpieczeństwo do zadań kancelarii tajnej należy niszczenie dokumentacji. Pracownicy tej instytucji robią to w sposób bardzo fachowy, ponieważ po niczym co zostało zniszczone nie może zostać najmniejszy znak. Pamiętać trzeba, że kancelaria tajna nie może sobie pozwolić na żaden przeciek danych poza budynek, ponieważ mogłoby to stworzyć zagrożenie dla bezpieczeństwa państwa! Nieraz w takiej kancelarii przetrzymywane są niejawnezapiski jeszcze z lat dawnych. Takie dokumenty podlegają procesowi, który nazywa się fumigacja. Robi się to po to, aby zapewnić dokumentem znacznie większą żywotność niż zwykle.

Zarzucenie obowiązku, jakim jest regularne porządkowanie dokumentacji może zupełnie zablokować bieżące działania biura. Aby temu zapobiec, zatrudnia się profesjonalne firmy, których przedmiotem działalności jest nie tylko archiwizacja dokumentów, ale też ich konserwacja. Całościowa obsługa zakłada także opracowanie systemu katalogowania, który umożliwia łatwą i szybką lokalizację poszukiwanego dokumentu oraz sprawny program udostępniania osobom upoważnionym. Niezwykle przyspiesza to cały proces obiegu dokumentów. Archiwizacja to luksus, na który pozwolić sobie może wciąż nieliczna ilość małych i średnich firm. Być może usługi te są mało rozpowszechnione, ale zdeterminowani zawsze osiągają swój cel.

Jeśli sekretariat firmy zaczyna wyglądać na zagłębie teczek, to niechybny zwiastun, że niezbędna jest archiwizacja dokumentów. Kilka wyspecjalizowanych firm w regionie, które wygrywają przetargi także na kompleksową obsługę jednostek samorządu terytorialnego, weźmie także pod swoją pieczę dokumenty firm komercyjnych. Zasadniczo oferowana usługa ma dwie formy: porządkowanie dokumentacji może odbywać się na miejscu i wtedy połączone jest z wewnętrznym przeszkoleniem oddelegowanych pracowników na temat, jak w szybki i łatwy sposób korzystać z nowo utworzonego archiwum. Drugi sposób to
przechowywanie dokumentów w specjalnie do tego celu założonym magazynie firmy archiwizującej, która zarejestrowanym użytkownikom udostępnia on line system wypożyczania. Wystarczy, gdy wskazany pracownik administracyjny wyśle prośbę o konkretny dokument, z podaniem jego sygnatury, drogą mailową.

Nawet nieduże firmy, nie napomykając o ogromnych instytucjach państwowych, w tokulat działalności generują duże ilości różnego rodzaju dokumentów: pism itp., które często są jeszczepowielane kilkukrotnie, w związku z czym z czasem ilość akumulowanego papieru w firmie może utrudnić jego skuteczne funkcjonowanie. Z czasem też błyskawiczne odnalezienie pożądanegodokumentu czy umowy staje się trudne. Kompleksowa usługa związana z porządkowaniem, ewidencjonowaniem, utrzymaniem i niszczeniem dokumentów to archiwizacja. Odbiorcami usług archiwizacyjnych, oprócz dużych archiwów państwowych, są głównie instytucje publiczne, takie jak sądy, biblioteki czy przychodnie i szpitale oraz duże i średnie firmy prywatne. Zarówno przechowywanie dokumentów, jaki i ich niszczenie winno być zorganizowane w sposób staranny, z dopełnieniem procedur, aby przeciwdziałać ewentualnemu wyciekowi poufnych informacji, co mogło by wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy i zagrozić bezpieczeństwu gromadzonych danych handlowych czy personaliów klientów. Niszczenie dokumentów powoduje wieczyste utajnienie informacji w nich zawartych, zgodnie z normą DIN32757 , nawet do piątej klasy tajności.

W skład wewnętrznej organizacji wielu instytucji publicznych, które uzyskały akces do informacji tajnych, znajduje się kancelaria tajna. Jest ona ustanawiana na podstawie wewnętrznych rozporządzeń Ministra Spraw Wewnętrznych. Szczególnie ważne jest tu wywiązanie sięz wszystkich procedur, gdyż świadczy ono o jakości pracy kancelarii i stopniu zabezpieczenia dokumentów. Wszyscy pracownicy podlegają specjalistycznemu szkoleniu wewnętrznemu, pracują także pod superwizją i podlegają okresowej ocenie przełożonych. Konstrukcja kancelarii tajnej także uregulowana jest stosownym rozporządzeniem. Priorytetem wszystkich podejmowanych działań jest zapewnienie bezpieczeństwa dokumentów. Archiwizacja jest tu realizowana tylko przez wysoce wyspecjalizowane podmioty, posiadające wszystkie wymagane certyfikaty. Praca wymaga specjalnych pozwoleń na dostęp do tajemnic państwowych. Wymaga specyficznych predyspozycji osobowościowych.

Nawet małe firmy, nie napomykając o dużych instytucjach państwowych, w przebiegu działalności produkują spore ilości różnego rodzaju dokumentów: pism, wydruków, akt, umów handlowych, wyciągów itp., które często są powielane kilkukrotnie, w związku z czym z czasem ilość zalegającego papieru w biurze może utrudnić jego skuteczne funkcjonowanie. Z czasem też błyskawiczne zlokalizowanie pożądanegodokumentu czy umowy staje się trudne. Pełna usługa związana z porządkowaniem, ewidencjonowaniem, utrzymaniem i niszczeniem dokumentów to archiwizacja. Odbiorcami usług archiwizacyjnych, oprócz dużych archiwów państwowych, są głównie instytucje publiczne, takie jak sądy, biblioteki czy przychodnie i szpitale oraz duże i średnie firmy prywatne. Zarówno przechowywanie dokumentów, jaki i ich niszczenie winno być przeprowadzone w sposób staranny, z dopełnieniem procedur, aby przeciwdziałać ewentualnemu wyciekowi poufnych informacji, co mogło by wpłynąć negatywnie na wizerunek firmy i zagrozić bezpieczeństwu informacji. Niszczenie dokumentów pozwala na wieczyste utajnienie informacji w nich zawartych, zgodnie z normą DIN32757, nawet do 5. klasy tajności.

Obecnie funkcjonujące i nowo utworzone podmioty, których głównym zadaniem jest archiwizacja dokumentów stopniowo modyfikują zakres oferowanych usług do wymogów rynku i europejskich standardów technologicznej obróbki informacji. Przedmiotem ich aktywności jest już nie tylko drobiazgowe gromadzenie i porządkowanie dokumentacji, ale także utrwalanie zawartości na nośnikach cyfrowych, czyli digitalizacja. Nie ma co rozwodzić się nad tym, jak efektywna jest to metoda przechowywania danych w porównaniu np. do tradycyjnych zbiorów papierowych, wymagających stałych drogichzabiegów konserwująco pielęgnacyjnych, takich jak fumigacja i odkwaszanie. Cyfrowe sposoby utrwalania zasobów czynią je odpornymi na działanie czasu i czynników środowiska, łatwymi do szerokiego udostępniania oraz stwarzają nieograniczone możliwości rozpowszechniania. Co najważniejsze, nośniki cyfrowe zajmują bez porównania mniej przestrzeni, dzięki czemu archiwizacja dokumentów może być naprawdę ekstensywna.

Firmy, których ofertę stanowiła do tej pory archiwizacja dokumentów, uzupełniają zestaw serwowanych usług o zabiegi konserwacyjne i całkowite długookresowe utrzymanie kartotek, nad którymi sprawują opiekę. Standardowym procesem dezynfekcyjnym papieru jest fumigacja (łac. fumigatio oznacza dymienie), czyli pozbywanie się szkodników poprzez rozprowadzanie pod ciśnieniem, po uprzednim szczelnym opakowaniu obiektu, bromku metylu, popularnie stosowanego fumigatora. Ogromną zaletą tej metody jest to, że jest bardzo skuteczna w zwalczaniu szkodników drewna, a nie wpływa na spadek parametrów czy niszczenie celulozy. Zabieg ten szeroko stosowany jest także w przemyśle drzewnym ze względu na jego neutralność dla odkażanego materiału.

Zgodnie z 7. rozdziałem ustawy o ochronie informacji niejawnych w instytucji, w której ma miejsce przepływ dokumentów od klauzuli poufne aż do ściśle tajne musi zostać powołana odrębna komórka organizacyjna, podlegająca pełnomocnikowi ochrony i obsługiwana przez pracowników legitymujących się stosownym upoważnieniem. Jest to kancelaria tajna. Kancelaria która administracyjnie wspierakatalogowanie, wydawanie, obieg i przechowywanie dokumentów klauzulowych, musi wypracować takżewzorcową organizację pracy. Ustalenie, gdzie znajduje się każdy z dokumentów pozostających na jej stanie, powinno być wykonalne w każdej chwili. Powinna być zorganizowana w samodzielnym pomieszczeniu, zabezpieczonym zgodnie z przepisami o środkach ochrony fizycznej, a dokumenty w niej przetrzymywane muszą być fizycznie od siebie oddzielone, w zależności od posiadanej klauzuli tajności. Kancelarie tajne wyodrębnia się na szczególnych zasadach w służbach ochrony państwa, ministerstwach, wysokiej rangi instytucjach i kancelariach głównych organów władzy państwowej.

Jeśli chodzi o niszczenie dokumentów, to najpowszechniejsza formą ich likwidacji jest używanie atestowanych niszczarek biurowych. Samo zniszczenie przez niszczarkę to jednak stanowczo za mało. Dokument taki można w dalszym ciągu odtworzyć. Dlatego niszczarki mają plomby. Nic z niszczarki nie może wydobyć się poza nią. Dalszym krokiem jeśli chodzi o likwidację dokumentów specjalnego znaczenia, jest otwarcie niszczarek poprzez zerwanie plomby w obecności pełnomocnika ds. kancelarii tajnej lub osoby odpowiedzialnej za nadzór nad niszczeniem dokumentów. Zawartość niszczarek jest utylizowana w piecu. Z czynności tej może choć nie musi być wykonany meldunek. Wszystko jest zależne od ważkości tych dokumentów. Dopiero komisyjna utylizacja dokumentów kończy proces ich dematerializacji. Wszystko to dotyczy dokumentów wytwarzanych w formie materialnej.

Stosowne porządkowanie dokumentów na serwerze jest tu kluczową kwestią jeśli chodzi o dokonywanie kolejnej archiwizacji. Anarchia w strukturze plików przekłada się potem bałagan w archiwum. Następnie ktoś musiałby tracić czas na szukanie dokumentów w archiwum. Osoba ta musiałaby się też znać się na ich zawartości a nie ma takiej wiedzy lub uprawnień. Informatyk jest odpowiedzialny jedynie za kopiowanie. Jeśli chodzi o niszczenie dokumentów tajnych składowanych w formie materialnej wykonuje to pełnomocnik ds. kancelarii tajnej, jeśli firma takową jest zobowiązana posiadać. Segregowanie polega na zastępowaniu dokumentów już nieaktualnych dokumentami nowymi. Na niszczeniu komisyjnym dokumentów wycofywanych z przechowywania. Jeśli wymaga tego dalsze przechowywanie to dokumenty materialne ulegają zapisowi do formy elektronicznej. Dalej są przechowywane pod tą postacią.

Zarówno urzędy państwowe różnego szczebla jak i firmy, przechowują o swoich klientach masę wielorakich informacji. Począwszy od informacji osobowych po dane handlowe. Stąd rodzi się potrzeba by urzędy i firmy zajmowały się należytą ochroną tych danych. Wskazana jest systemowa archiwizacja dokumentów. Musi być zainstalowany w urzędzie lub firmie odpowiedni system, który reguluje przechowywanie danych. Właściwe zarządzenia winny regulować jaki jest obieg dokumentu. Kto ma do niego dostęp. W jaki sposób dokument powstaje, kto go tworzy i na czyje żądanie. Ważne jest rozróżnienie na dokumenty materialne czyli zdeponowane w formie papierowej lub każdej innej materialnej a dokumenty archiwizowane w formie zapisu na dysku twardym. Jeśli firma ma wprowadzony w swojej jednostce certyfikat i procedury ISO, to również powinny one opisywać sposób postępowania i zabezpieczania dokumentów. Jeden z podrozdziałów tego certyfikatu winien brzmieć.: Kompletacja, tworzenie, obieg i przechowywanie dokumentów tajnych lub specjalnego przeznaczenia.

Osobą odpowiadającą za wdrożenie i przestrzeganie norm postępowania w firmie lub urzędzie, w którym mieści się kancelaria tajna, jest pełnomocnik ds. kancelarii tajnej. Jest to osoba, która pilnuje nad przestrzeganiem przepisów stosowanych w przypadku kancelarii tajnej w firmie lub urzędzie. Wydaje ona pełnomocnictwa dostępu do kancelarii tajnej innym pracownikom. Prowadzi dla nich szkolenia na temat zasad przestrzegania tajności i obiegu dokumentów zastrzeżonych. Funkcją kancelarii tajnej jest przechowywanie dokumentów szczególnej wartości dla stabilności państwa, dla bezpieczeństwa publicznego, szczególnie ważnych technologii jeśli chodzi o interesy kraju. W kancelarii tajnej mogą być składowane dane osobowe służb mundurowych specjalnego przeznaczenia, takich jak jednostki specjalne. Firmy zbrojeniowe lub kooperujące z wojskiem i policją zobowiązane są do zainstalowania na swoim terenie kancelarii tajnych. Jest to wymóg fundamentalny do uzyskania zlecenia od wojska.