Przepisy prawno-podatkowe oraz księgowe, którym podlegają przedsiębiorcy są skomplikowane i nieprecyzyjne, kryją wiele pułapek, a niejednokrotnie i sprzeczności.
Uwzględniając także rozbieżność interpretacji urzędów skarbowych, okazuje się, że samodzielne prowadzenie rozliczeń księgowych jest zadaniem nie tylko skomplikowanym dla przedsiębiorcy, ale i narażającym go na ryzyko sankcji karnoskarbowych, związanych z nieprawidłowym ustaleniem zobowiązań podatkowych.
Przedsiębiorcy stają więc przed potrzebą zlecenia obsługi ich rachunków firmie świadczącej usługi księgowe. Na co powinni zwrócić uwagę szukając profesjonalnego biura rachunkowego na rynku?
Podstawą jest sprawdzenie czy sprawami księgowymi zajmują się osoby posiadające Certyfikat Księgowy Ministra Finansów do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych albo czy jest wpisana do rejestru biegłych rewidentów lub na listę doradców podatkowych. Posiadanie uprawnień przez osobę prowadzącą biuro rachunkowe można sprawdzić w rejestrze Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów.
Drugą bardzo ważną kwestią jest ubezpieczenie. Ubezpieczenie od szkód powstałych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jest obowiązkowe. Należy koniecznie sprawdzić czy dane biuro rachunkowe dopełniło ustawowego obowiązku ubezpieczenia swojej działalności dlatego przed podpisaniem umowy przedsiębiorca powinien poprosić o okazanie polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej z tytułu świadczonych usług.
Kolejnym i bardzo ważnym czynnikiem determinującym wybór biura rachunkowego jest cena za usługi przy zachowaniu odpowiedniej jakość świadczonych usług. Jest oczywiste, że optymalizując koszty prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy szukają jak najtańszego usługodawcy. Warto jednak pamiętać, że w pewnym momencie bardzo niskie ceny będą się przekładać na jakość usług świadczonych przez biuro księgowe. Dlatego powinniśmy wybrać takie biuro w którym cena będzie adekwatna do jakości świadczonych usług. Zwrócić należy także uwagę na zakres usług księgowych w oferowanym pakiecie cenowym. Pamiętajmy, iż oddanie księgowości do biura powinno wiązać się zarówno z obniżką kosztów, jak i poprawą standardu usług.
W celu sprawdzenia jakości świadczonych usług przedsiębiorca powinien też poprosić o referencje otrzymane przez biuro księgowe. Profesjonalne biuro rachunkowe samo udostępni wykaz obsługiwanych firm oraz referencje. Klienci którzy korzystają z obsługi danego biura przez długie lata są najlepszą referencją biura.
Przedsiębiorcy powinni zwrócić również uwagę na szereg rozwiązań organizacyjnych np.: możliwość kontaktu z osobą prowadzącą księgi, dostępność danych itp. Przed podpisaniem umowy powinien też zostać określony model współpracy między biurem a przedsiębiorcą uwzględniając oczekiwania i profil prowadzonej działalności usługodawcy.